บันทึกประสบการณ์การเป็นหนึ่งในทีมจัดงาน Away Day ให้กับบริษัท
ช่วง 2-3 เดือนที่ผ่านมามีโอกาสได้เข้าไปช่วยจัดงาน Away Day ให้กับบริษัทซึ่งเป็นงานที่รวมพนักงานบริษัททั้งหมดออกไปทำกิจกรรมนอกสถานที่ โดยกิจกรรมก็จะมีการแบ่งปันประสบการณ์และความรู้โดย speaker กันเองในบริษัท พร้อมกับกิจกรรมสันทนาการเล่นเกมฐานและแต่งตัว Costume โดยรวมเป็นประสบการณ์ที่คุ้มค่ามากจากการได้ทำงานที่ไม่ใช่งานพัฒนา software ที่เคยทำอยู่ทุก ๆ วัน จึงเอามาจดไว้เป็นความทรงจำกันหน่อย
เริ่มจากแบ่งทีมกันก่อน
Accommodation
ดูแลเรื่องโรงแรม ประสานงานกับเจ้าหน้าที่โรงแรม มีความท้าทายอยู่ที่
- การจัดคู่เข้าพักทั้งจากเลือกคู่เองและให้ทีมงานเลือกให้
- การจองห้องพักเนื่องจากมีเหตุการณ์ที่คนแจ้่งว่ามาไม่ได้แล้ว หรือ ยังไม่ได้ยืนยันว่าจะมาได้ไหม
- สถานที่สำหรับแบ่งปันประสบการณ์และความรู้โดย speaker ต้องเอื้อสำหรับคนเกือบ 200 คน
- การควบคุม COVID-19 ในกรณีที่มีคนติดเชื้อมางาน
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- ให้ทีมงานที่รู้จักคนเยอะ ๆ เป็นคนจับคู่ให้ตามความเหมาะสม (เช่น เพศสภาพเดียวกัน)
- จองห้องเผื่อไว้ ในกรณีที่คู่ไม่มาก็ให้เขานอนคนเดียว
- เตรียมกระดาน flipchart เพิ่มให้ speaker ใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร
- แจ้งเตือนให้คนเข้างานตรวจ ATK มาก่อน ถ้ามีอาการให้อยู่บ้าน
Mobility & Transportation
ดูแลเรื่องรถ bus และรถตู้ส่งคนไป-กลับ เนื่องจากมี speaker จากต่างประเทศมาด้วย มีความท้าทายอยู่ที่
- การจัดคนขึ้นรถ bus เพื่อให้ง่ายต่อการ check-in เข้าห้องตามคู่ที่จัดไว้แล้ว
- การหาแผนสำรองในกรณีที่คนขึ้นรถ bus คันนั้น ๆ มาสาย
- การหาแผนสำรองในกรณีที่ีรถตู้ส่ง speaker จากต่างประเทศมาไม่ตรงเวลา ซึ่งอาจจะทำให้ตกเครื่องได้
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- จัดคนขึ้น bus โดยนำคนที่จะต้องขึ้นรถตู้ขากลับไปอยู่ด้วยกันเพื่อความสะดวกในการหยิบสัมภาระ
- มี bus 3 คัน ให้คันที่ 1-2 ไปก่อน ส่วนคันที่ 3 ไว้สำหรับเก็บตกส่วนที่คนมาสาย
- หาช่องทางการติดต่อรถตู้ในจังหวััดนั้นเผื่อไว้
Agenda
วางแผนตารางกิจกรรมภายในงาน 2 วัน มีความท้าทายอยู่ที่
- การหาแผนสำรองหากฝนตกหากฝนตกขณะทำกิจกรรมสันทนาการ
- การหาแผนสำรองในกรณีที่ bus มาช้ากว่ากำหนด
- การเกลี่ยจำนวนคนเข้า session ให้เท่ากัน (ในกรณีที่มีอันนึงเยอะมาก อีกอันนึงน้อยมาก)
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- เตรียมเกมที่สามารถเล่นในที่ที่มีหลังคาไว้ชุดนึง
- ย่นเวลากิจกรรมสันทนาการลง
- ให้คนไม่ยังไม่ได้ลงทะเบียนมาลง session ที่คนน้อยอยู่
Food & Beverage
ดูแลเรื่องอาหาร ประสานงานกับร้านอาหาร มีความท้าทายอยู่ที่
- การเตรียมอาหารพิเศษ เช่น vegan และ vegeterian (2 อย่างนี้ไม่เหมือนกัน)
- การนำอาหารขึ้นรถ bus ให้ถูกคัน
- การประสานงานกับ staff ประจำรถ bus ในการแจกจ่ายอาหารให้ถูกคน
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- แปะชื่อคนที่กินอาหารพิเศษไว้บนกล่องอาหาร
- เตรียม script ในการแจกจ่ายอาหารให้ staff ประจำรถ bus
Medication
ดูแลเรื่องการปฐมพยาบาล (ถ้าเกิดการบาดเจ็บขึ้นมา) มีความท้าทายอยู่ที่
- การจัดเตรียมยาให้ครอบคลุมทุกเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นได้
Goodies
จัดเตรียมของฝากให้คนเข้าร่วมงาน มีความท้าทายอยู่ที่
- ของฝากจะต้องไม่เกินงบที่กำหนดไว้
- การหาแผนสำรองในกรณีที่คนอยากเปลี่ยนเสื้อเนื่องจากไม่พอดี size
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- คำนวนงบที่ใช้ในการซื้อของตามที่ทีมงาน vote ไว้
- สั่งเสื้อมาเผื่อให้คนมาเปลี่ยน size
Communication
แจ้งเตือนคนเข้างานเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ จากฝ่ายอื่น ๆ ผ่าน email และ chat มีความท้าทายอยู่ที่
- ข้อความที่ส่งไปต้องชัดเจน เข้าใจง่าย
- การเตรียมช่องทางเสริมในกรณีที่มือถือไม่ได้เชื่อมกับ email หรือ chat
- การเตรียมช่องทางให้คนเข้างานถามคำถามเกี่ยวกับฝ่ายต่าง ๆ โดยไม่ต้องรู้ว่าจะต้องทักหาคนไหน
ใช้วิธีแก้ปัญหาดังนี้
- ใช้ศัพท์ไม่ทางการ เพิ่ม emoji กับ GIF ตลก ๆ และ highlight ส่วนที่สำคัญ
- เพิ่ม LINE Official Account ในการส่งข้อความ
- ทำ group email ให้คนส่ง-ตอบ email ในนามของทีมงานแทน
ทีมทั้งหมดจะต้องมาประสานงานกันอย่างน้อยทุกอาทิตย์เพื่อเตรียมงานและจัดการ dependencies ของกันและกัน ในส่วนของอาทิตย์สุดท้าย จะมาไล่ flow ทั้งหมดตาม agenda เป็น timeline ว่าเวลานี้ฝ่ายไหนต้องทำอะไร
ปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างาน
ถึงแม้ว่าเราจะป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดขึ้น แต่ก็เลี่ยงไม่ได้ที่จะเจอปัญหาที่ไม่คาดฝัน ตามนี้
- จัดอาหารขึ้นรถ bus ไม่เท่ากัน มีคันนึงเกิน อีกคันนึงขาด
- อาหาร vegan มี cheese ซึ่งผิดเพราะ vegan จะเลี่ยงผลิตภัณฑ์จากสัตว์
- มีคนบาดเจ็บขณะเล่นเกมสันทนาการ
- โรงแรม clear ห้องไม่ทัน checkin ทำให้ได้รับกุญแจช้า ส่งผลให้คิว checkin ยาวและรอนาน
- ไม่มีสถานที่สำหรับ after party ทำให้คนออกมาข้างนอกเกิดเสียงดัังรบกวนแขกคนพักอื่น ๆ
- ไม่มีการ communication ว่าจะมีเกมสันทนาการ คนจะได้เตรียมชุดที่พร้อม ไม่ใช่ใส่ส้นสูงหรือเสื้อกันหนาวมาเล่น
- ไม่ได้เผื่อเวลาให้คนเข้างานได้ทำธุระส่วนตัว เช่น ไปเดินเล่นในหาด ไปใช้บริการนวด หรือว่ายน้ำเล่น
- เว้นช่วงเวลากินข้าวนานเกินไป ทำให้คนกินเสร็จว่างไม่มีอะไรทำเนื่องจากไม่มีกิจกรรมมารองรับ
- คนที่ชนะการแข่งเกมไม่อยากได้รางวัลแต่อยากได้เป็นเงินสดหรือ gift voucher มากกว่า
- เวทีเล็กเกินไป ไม่ครอบคลุมทุกกิจกรรม
- ความรับผิดชอบไปตกที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเยอะเกินไป
สิ่งที่ได้เรียนรู้
อย่างที่บอกไปก่อนหน้าว่ากิจกรรมนี้่เป็นประสบการณ์ที่คุ้มค่ามาก จากการที่ได้เข้าไปอยู่ในทีม Communication ได้เรียนรู้จะฝึก soft skill ของเราในด้่าน
- Communication: เราจะเขียนข้อความเพื่อสืื่ออย่างไรให้้เกือบ 200 คนเข้าใจได้ตรงกัน
- Collaboration: การทำงานร่วมกับฝ่ายอื่นให้งานสำเร็จลุล่วง
- Emotional intelligence: การรู้ทันอารมณ์ตัวเองและแสดงออกอย่างเหมาะสม (EQ) โดยเฉพาะเมื่อเกิดความเห็นไม่ตรงกัน
- User empathy: การเขียนข้อความโดยคำนึงถึงคนอ่านข้อความทุกกลุ่ม คนที่มีข้อจำกัดในช่องทางการสื่อสาร เช่น ไม่สามารถใช้งาน email
- Budgeting: การจัดกิจกรรมโดยวางแผนจากงบที่ได้มา
จากการที่งานผ่านไปอย่างสำเร็จลุล่วง สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดงานครั้งนี้คือการที่เราเห็นคนเข้างานมีความสุขและสนุกไปกับงานแล้วทำให้เรามีความสุขไปด้วย ทำให้เรามีกำลังใจในการจัดงานต่อไปแม้ว่าจะมีอุปสรรคอะไรก็ตาม