ตกลงแล้วเราจะต้องมีประชุมจริง ๆ ไหมนะ
ในการทำงานเป็นทีมโดยเฉพาะสมัยนี้เราเน้นทำกันที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นที่บ้านหรือร้านกาแฟทั่ว ๆ ไป ปัญหาที่เกิดขึ้นคือเรื่องของการสื่อสารที่ขาดหายไป เพราะพอคนไม่ได้นั่งทำงานอยู่ด้วยกันก็ต้องออกแรงในการพิมพ์หรือโทรไป แต่ละคนก็ไม่ได้อยู่หน้าคอมตลอดเวลามันเลยช้า ทุกวันนี้ผู้คนต่างก็ค้นหาแนวทางในการสร้างประสิทธิภาพในการสื่อสารให้ได้มากที่สุดในฉบับของตนเอง หนึ่งในนั้นคือ “การประชุม” ก็ในเมื่อคนไม่ได้อยู่ด้วยกัน ก็จับให้มาอยู่ด้วยกันซะเลยยาว ๆ ไปทั้งวันเนี่ยแหละ
ในอีกฟากฝั่งคนที่เห็นต่างก็มองว่า การประชุมมันเสียเวลา เหนื่อยทั้งแรงกายแรงใจ บางประชุมไม่เห็นจะได้ประโยชน์อะไรเลย เข้าไปก็ไม่ได้พูดน่าเบื่อ บางเรื่องก็ไม่จำเป็นต้องประชุมเลยทำอย่างอื่นก็ได้
แน่นอนว่าทั้งสองฝ่ายก็มีเหตุผลที่ดี ทาง web https://shoulditbeameeting.com/ ก็เลยมีแนวทางออกมาให้ดูเลยว่า เรื่องไหนที่ควรจะประชุมหรือไม่ต้องประชุม แล้วถ้าไม่ประชุมจะสามารถทำอะไรอย่างอื่นแทน ด้วยการตอบคำถามไม่เกิน 5 ข้อดังนี้
- เรามีเรื่องเฉพาะเจาะจงที่จะต้องตัดสินใจไหม
- เราต้องการข้อมูลเพิ่มจากคนอื่น ๆ ในการตัดสินใจตามข้อ 1 ไหม
- คนอื่น ๆ ตามข้อ 2 มีมากกว่าคนเดียวไหม
- เราจำเป็นจะต้องพูดคุยเรื่องจากข้อ 1 พร้อมกันเลยไหม
- เราสามารถเข้า chat กลุ่มหรือเปิด call แบบไว ๆ เพื่อพูดคุยทันทีได้ไหม แทนที่จะต้องไปนัดประชุมกันทีหลัง
ถ้ามีข้อใดข้อหนึ่งตั้งแต่ข้อ 2-5 ที่เราตอบ “ไม่” ก็สรุปได้เลยว่าเราไม่ต้องมีประชุม
ทั้งหมดนี้สรุปมาเป็น flowchart ที่สวยงามตามนี้เลยฮะ
แล้วเราสามารถทำอะไรอย่างอื่นแทน
- ถ้าเราไม่ต้องการข้อมูลเพิ่มจากคนอื่น ๆ -> ก็ตัดสินใจเองแล้วไปต่อเลย
- ถ้าเราต้องการข้อมูลเพิ่มจากคนเดียว -> ส่ง email สรุป โทรหรือ chat ไปคุย
- ถ้าเราไม่จำเป็นจะต้องพูดคุยพร้อมกัน -> ส่ง email สรุป โทรหรือ chat กลุ่มเล็ก ๆ
- ถ้าเราสามารถเข้า chat กลุ่มหรือเปิด call แบบไว ๆ เพื่อพูดคุยทันที -> ก็ทำเลยสิครับ รออะไร
ถ้าข้อ 2-5 ตอบว่า “ใช่” ทั้งหมด ก็สรุปได้เลยว่าเราต้องมีประชุมแล้วล่ะ
รู้เหมือไร่
พนักงาน office ใช้เวลาอย่างน้อย 45% ต่ออาทิตย์ไปในการประชุม นั่นหมายความว่าโดยเฉลี่ยเราใช้เวลาเกิน 3 เดือนต่อปีไปในการประชุม ดังนั้นเรามาลดการประชุมที่ไม่จำเป็นดีกว่านะ แล้วเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์กว่านี้กันเถอะ