เมื่ออาทิตย์ก่อนมีโอกาสได้อ่าน newsletter ของบริษัทเกี่ยวกับ management course หนึ่งในนั้นมีการพูดถึง technique การจัดการเวลาซึ่งเราก็ใช้อยู่เช่นเดียวกันแต่ไม่รู้ว่ามันมีชื่อเรียกด้วย จึงสรุปไว้นิดหน่อย

The Eisenhower Matrix มองว่าลำดับการทำงานก่อนหลังมันขึ้นอยู่กับ 2 สิ่ง คือ ความสำคัญ (importance) กับ ความด่วน (urgency) ซึ่งประกอบไปด้วย 4 quadrant ตามรูป

Eisenhower Matrix

สำคัญและด่วน

แน่นอนว่าเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำก่อนเป็นอย่างแรก ตัวอย่างเช่น แก้ปัญหาบน production หรือ ประชุมด่วน หรือ งานเข้าด่วนสุดๆ แบบเลี่ยงไม่ได้หรือคาดไม่ถึง ซึ่งบางอันเราก็ต้องมาดูด้วยว่าที่มันด่วนขึ้นมาเป็นเพราะเราไม่ได้วางแผนหรือคาดการณ์ไว้ก่อนไหม จากนั้นก็หาทางป้องกันไม่ให้มันเกิดขึ้นบ่อยๆ

สำคัญแต่ไม่ด่วน

เป็นได้ทั้งการตั้งเป้าหมายหรือวางแผนในระยะยาว เช่น วางแผนการลงทุน หรือ สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า หรือ product roadmap เราสามารถ schedule ไว้เป็นระยะๆ ได้ เพื่อที่เราจะได้กลับมาดูว่าเราเดินมาถูกทางตามที่เราวางแผนไหม ข้อสังเกตคือ งานส่วนใหญ่ของเราจะอยู่ใน Q2 นี้ ดังนั้นเราจะต้องมีการวางแผนหรือคาดการณ์ที่ดีเพื่อไม่ให้มันกระเถิบไปที่ Q1 ที่จะทำให้เราปวดหัวเปล่าๆ

ไม่สำคัญแต่ด่วน

ส่วนใหญ่จะเป็นสิ่งเร้ารบกวนการทำงานของเรา เช่น งานของคนอื่นฝากมา หรือ การตอบ email หรือ chat ขอให้เราช่วยงานที่มันสำคัญสำหรับคนอื่นมากกว่าเรา ตรงนี้เราต้องดูก่อนว่า เรามีสิ่งสำคัญที่ต้องตอนนี้ไหม ถ้ามีเราก็ควรจะ “โยนงาน” ไปให้คนอื่นที่คิดว่าสำคัญกับเค้ามากกว่า แล้วกลับมา focus กับงานตรงหน้าก่อน แต่ถ้าไม่มีเราก็สามารถยื่นมือในช่วยเหลือแบ่งปันน้ำใจ ช่วยให้เรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับคนอื่นๆ ด้วย

ไม่สำคัญและไม่ด่วน

เป็นเรื่องคลาดเครียด(?) ซะส่วนใหญ่ เช่น เล่นเกม หรือ เล่น social media ที่ไม่ได้เกี่ยวกับงานของเรา ตรงนี้ไม่ได้ความว่าเราห้ามเล่นนะ เล่นได้แน่นอนครับ แต่ก็ต้องไม่ให้มันมากเกินไปเพื่อให้เรากลับมา focus กับ Q1 และ Q2 ถ้ามี

เริ่มจากการที่เรา list งานทั้งหมดก่อน จากนั้นเอางานมาเรียงใน 4 quadrant นี้ นอกจากมันจะช่วยเรียงลำดับการทำงานก่อนหลังได้แล้ว ยังทำให้เราสามารถ focus กับเป้าหมายระยะยาวใน Q2 ได้โดยที่ไม่ตึงเครียดเกินไป ด้วยการไปทำงานใน Q3 หรือ Q4 บ้างนั่นเอง ลองนำไปใช้กันดูครับ

ถ้าทุกงานเป็นงานสำคัญทั้งหมด แปลว่าไม่มีงานไหนสำคัญเลย ถ้าทุกงานเป็นงานด่วนทั้งหมด แปลว่าไม่มีงานไหนด่วนเลย